Unsere IT hat mir ein Geschenk gemacht. Was Spannendes, was zum Spielen und ganz ohne Schokolade. Für die erleichterte Erstellung von Betriebsanleitungen kann ich mir aus unserer Software CE-CON Safety einen Report generieren, der mir alle relevanten Informationen aus der Risikobeurteilung anzeigt, die ich für die Anleitung benötige. Mein neues Spielzeug möchte ich euch vorstellen und gleichzeitig Vorschläge zur Verwendung der Inhalte machen.
Wieso brauchen wir den Report?
Zunächst erkläre ich euch, warum ich den Report haben wollte. Für eine vollständige und möglichst sichere Anleitung ist der Blick in die Risikobeurteilung unvermeidbar. Auch wenn es in der Praxis häufig anders gemacht wird, eine Betriebsanleitung ohne einen Abgleich mit der Risikobeurteilung kann dem Hersteller auf die Füße fallen. Die Risikobeurteilung diktiert, welche Warn- und Sicherheitshinweise sinnvoll sind und bildet die Grundlage für das Sicherheitskapitel und die verschiedenen Hinweise. Der Technische Redakteur sollte nicht in die Verlegenheit kommen müssen, sich eigene Warnhinweise auszudenken. Da wir bei CE-CON das verinnerlicht haben, durfte ich zahlreiche Risikobeurteilungen durcharbeiten und nach Informationen für Betriebsanleitungen filtern. Bei Dokumenten mit über 100 Seiten kann die Aufgabe einen ziemlich ermüden. Der Wunsch nach mehr Effektivität trieb mich zu unserem Software-Team. Gemeinsam mit unserem Software-Entwickler Rasmus haben wir den Report „Informationen für die Betriebsanleitung“ erarbeitet. Anstatt alle Maßnahmen zu Zaunhöhen, Sensoren und Standfüßen anzuzeigen, zeigt dieser Report nun speziell die Maßnahmen des Typs Betriebsanleitungen an. Darüber hinaus bekomme ich ein (meist und hoffentlich) schlankes Dokument mit weiteren Informationen, die in der Regel Einzug in die Anleitung halten sollten.
Der Report kann ähnlich wie die Risikobeurteilung direkt aus CE-CON Safety heraus generiert werden.
Schauen wir uns den Report genauer an:
Allgemeine Infos
Der Report startet mit allgemeinen Projektdaten wie Ansprechpartner und Kontaktdaten. Hier findet der Technische Redakteur also einen befugten und kompetenten Ansprechpartner, der bei Bedarf weitere Informationen zu der Risikobeurteilung, zu der Maschine oder zum gesamten Projektablauf geben kann. Gerade bei größeren Unternehmen eine gute Sache.
Als Nächstes gibt der Report einen Rundumblick über das Produkt. Ist es eine Maschine, ein Medizinprodukt oder ein Spielzeug? Wie heißt das Produkt? Welches Baujahr hat es und wie lautet die Seriennummern? Auch wenn diese Informationen dem Redakteur vielleicht klar sind, hilft ein Abgleich der Daten mit der Anleitung (und dem Typenschild). Besonders bei profanen Dingen wie dem Produktnamen scheitert der erste Abgleich oft. Denn während der Konstrukteur seine Maschine in der Risikobeurteilung „Schwingschleifer“ nennt, kennt der Technische Redakteur das Produkt nur als „Schwingschleifmaschine“ und um die Verwirrung perfekt zu machen, steht auf dem Typenschild „Schleifmaschine“. Der Technische Redakteur ist auf solche Abweichungen geschult und kann mit Blick auf den Report dafür sorgen, dass das Produkt auf allen Dokumenten den gleichen Namen trägt.
Grenzen der Maschine
Unter dem nächsten Punkt des Reports finden sich elementare Informationen für die Anleitung, die inhaltlich möglichst unverändert in die Anleitung Einzug halten sollten. Was unter „Bestimmungsgemäße Verwendung“ steht, dürfte klar sein. Dieser Text sollte nach Möglichkeit 1:1 im gleichnamigen Kapitel der Betriebsanleitung integriert werden. Dies ist nicht immer möglich, da textliche Beschreibungen nicht unbedingt die Kernkompetenz des Risikobeurteilungsautors sind. Eine enge Zusammenarbeit zwischen Technischen Redakteuren und den durchführenden Konstrukteuren ist notwendig. Wichtig ist, dass die Texte der RB und BA inhaltlich nicht abweichen, einige Drittprüfer erwarten inzwischen eine 99 % Gleichheit der Texte. Selbiges gilt auch für die „Vernünftige vorhersehbare Fehlanwendung“, die ein weiterer Punkt des Reports darstellt. Unter weiteren Punkten kann der Technische Redakteur einige Technische Daten wie Betriebstemperatur oder räumliche Grenzen finden, die er wahlweise im Kapitel Technische Daten oder anderen relevanten Stellen wie „Lagerung“, „Aufstellungsort“ etc., einbringt.
Qualifikationen des Personals
Unter diesem Kapitel finden sich die Definitionen des Personals, das mit dem Produkt arbeiten wird. Dies können zum Beispiel Bediener, Wartungspersonal, Reinigungspersonal, Kranführer oder Elektriker sein. Die Definitionen der einzelnen Zielgruppen sollten möglichst genau sein und von Produkt zu Produkt angepasst werden. Einige Kunden haben zum Beispiel „Instandhaltungspersonal Elektrisch“ und „Instandhaltungspersonal Mechanisch“. Beide Gruppen haben unterschiedliche Ausbildungen und Erfahrungen und diese sollten hier beschrieben sein. Diese Beschreibung überführt der Technische Redakteur ins Kapitel „Zielgruppen“ und legt wahlweise für die betroffenen Zielgruppen eigene Anleitungen an oder definiert vor den Handlungssequenzen, welche Zielgruppe die Arbeiten durchführen darf. Letztendlich sollte im Vorfeld eine Wer-macht-Was-Matrix sowohl für den durchführenden Konstrukteur als auch für den TR vorliegen, damit die Lebensphasen und Arbeitsschritte der jeweiligen Zielgruppe zugeordnet werden können.
Angewandte Normen
Unter diesem Punkt finden sich die relevanten Normen. Dies ist ein guter Überblick für den Technischen Redakteur. Denn er muss die Normen bezüglich relevanter Informationen für Anleitungen prüfen. Oft finden sich in den Normen Themen, die in der Anleitung beschrieben sein müssen. Dieser Überblick erleichtert dem Redakteur die eigene Normrecherche und vermeidet doppelte Arbeiten.
Maßnahmen Betriebsanleitung
Das Herzstück des Reports ist der Überblick über die Maßnahmen des Typs Betriebsanleitungen. Hiermit wird der Technische Redakteur die meiste Arbeit haben. Denn er muss die Maßnahmen in Sicherheits- und Warnhinweise umwandeln. Um ihm die Arbeit zu vereinfachen, haben unsere Software-Entwickler die Maßnahmen nach Lebensphasen unterteilt. Für entsprechend häufig vorkommende Risiken gibt es den Abschnitt „In allen Lebensphasen“. Hier finden sich meist die üblichen Verdächtigen, die im Kapitel Restrisiko der BA Einzug finden sollten. Dies können z. B. Gefährdungen durch Elektrik oder heiße Komponenten sein. Auch Risiken für Implantat-Träger oder Gefahren durch chemische Betriebsmittel sind häufig an dieser Stelle zu finden. Dies sind in der Regel Risiken, die grundlegend im Umgang mit dem Produkt bestehen und auf die explizit zu Beginn der Anleitung im Kapitel Sicherheit aufmerksam gemacht werden muss. Wie der Technische Redakteur diese Restrisiken formuliert und strukturiert bleibt ihm überlassen.
Weitere Maßnahmen folgen im Report gemäß Standard-Lebenszyklus (dieser kann jedoch je nach Produkt auch abweichen).
Inhalt der Maßnahmen
Pro Maßnahme erfährt der Redakteur, welches Risiko besteht, z. B. rotierende Teile eines Rotors, welche zu Quetschungen führen. Das Ausgangsrisiko wird detaillierter beschrieben. Dies kann z. B. wie folgt aussehen: „Während der Wartungsarbeit muss das Instandhaltungspersonal die Umhausung entfernen und kann ggf. in den rotierenden Rotor greifen und sich somit verletzen.“ Damit erfährt der Technische Redakteur relevante Randinformationen und kann besser einschätzen, an welcher Stelle genau er diesen Warnhinweis platzieren sollte. Er kann dadurch besser entscheiden, ob ein eingebetteter oder vorangestellter Warnhinweis sinnvoll ist.
Zusätzlich wird das Restrisiko mit den Einschätzungen zum Schadensausmaß, zu der Häufigkeit der Gefährdungsexposition, der Anzahl der gefährdeten Personen und der Eintrittswahrscheinlichkeit dargestellt.
Dies dient dem Redakteur in erster Linie der Kontrolle, falls der Konstrukteur das Signalwort in den folgenden Maßnahmendetails nicht richtig gewählt haben sollte. Dazu muss der TR sich im Vorfeld überlegen, ab welcher Kombination das Signalwort Gefahr, Warnung oder Vorsicht verwendet werden sollte.
In den Maßnahmendetails finden sich dann Informationen zur betroffenen Zielgruppe, zum Signalwort (der Konstrukteur sollte hier vom TR geschult werden, wann er welches nehmen muss), zur Art und Quelle der Gefahr, den Maßnahmen zur Vermeidung der Gefährdung und den Folgen der Nichtbeachtung. Aus diesen Informationen kann der TR Sicherheits- und Warnhinweise gemäß der bekannten SAFE-Struktur ausarbeiten.
Ein guter Anfang
Der neue Report ist ein guter Anfang für eine einfachere Abarbeitung durch den Technischen Redakteur und wird auch in Zukunft von uns optimiert. Falls ihr auch Ideen zur Verbesserung des Reports oder der Software CE-CON Safety habt, meldet euch gerne. Unsere Entwickler freuen sich über neue Herausforderungen und erarbeiten gerne Lösungen für eure Wünsche und Bedürfnisse.
